Kun viestit ihmisille, miten joku tietty prosessi etenee, kuvaatko sen suorana polkuna, jossa asiat etenevät kuin itsestään? Prosessin esitystapa luo väistämättä tiettyjä odotuksia kuulijoille. Me ihmiset haluamme parhaamme mukaan täyttää meille asetetut odotukset ja mielellään ylittääkin ne. On siis tärkeää miettiä, millaisia odotuksia toisillemme luomme prosesseista viestiessämme. Salliiko suunnittelemamme prosessi esimerkiksi epäonnistumiset ja niistä oppimisen? Ja odotammeko porukan olevan innostunut jutusta koko prosessin ajan? Ihmiset kaipaavat liike-elämään inhimillisyyttä ja hyväksyväisyyttä. Listasimme siksi kolme kohtaa, joiden avulla tähän kaipuuseen voidaan prosesseja viestittäessä vastata.
1. Tunteiden huomioiminen
Yllätys, yllätys, myös liike-elämässä ihmisillä on tunteet. Emme elä yli-ihmisten kuplassa, vaan samassa todellisuudessa kaikkien muiden kanssa. Siksi myös prosesseja mietittäessä mahdollisten tunteiden huomioiminen voi auttaa toteutusvaiheessa. Paju Consulting -yritykselle suunnitellussa kuvassa viestitään järjestelmähankinnan prosessia, johon kuuluu tiettyjen vaiheiden lisäksi niin innostusta, väsymystä, epäilystä kuin iloakin. Asiakasyrityksessä voidaan tuntea kaikkea tätä järjestelmäuudistusten aikana. Kun mahdolliset tunnetason koetinkivet on huomioitu ja esitetty jo ennakkoon, voi matkan teko olla kevyempää. Tällöin ihmisille ei synny odotusta siitä, että matka järjestelmäuudistuksen aikana olisi täydellisen helppo, vaan erilaiset tunteet on asiaan kuuluvia ja sallittuja.
2. Epäonnistumisten kääntäminen onnistumisiksi
Usein epäonnistumisen pelko saattaa passivoida ihmisiä ja estää yrittämästä. Voimmeko siten prosessia kuvatessa tuodakin näkyväksi ne paikat, mitkä ihmiset saattavat kokea epäonnistumisina ja jopa kannustaa niihin kääntäen ne onnistumisiksi? Esimerkiksi Kuopion Healthin toiminnan tueksi suunnitellussa yritysten välisen yhteistyön prosessia kuvaavassa visualisoinnissa mukaan otettiin myös ne yhteistyökokeilut, jotka eivät johda neuvotteluita pidemmälle. Myös nämä kokeilut ovat tärkeitä oppimisen kannalta. Ilman havaintoja siitä, mikä ei toimi, ei välttämättä tunnisteta sitä mikä toimii. Nämäkin kokemukset siis vievät eteenpäin ja lasketaan siksi onnistumisiksi.
Samassa kuvassa tuotiin myös esiin, että myös yritysten välisen yhteistyön lopettamisesta on tärkeää keskustella hyvissä ajoin. Jos yhteistyöstä ei ole tarkoitus tehdä jatkuvaa, tulee suunnitella kuinka, se lopetetaan hallitusti. Näillä keskusteluilla vaikutetaan siihen, että kaikille osapuolille syntyy samanlaiset odotukset yhteistyöstä ja sen lopettamisesta, eikä sitä koeta epäonnistumisena.
3. Samaistuttavuus
Kun prosessi on samaistuttava, se on myös vakuuttava. Kuopiossa pidettävän Yrittäjän pika-avun markkinointikuvitukseen kuvattiin yrittäjän polkua vuoristoratana, jotta yrittäjien olisi helppo samaistua siihen. Jos yritysasiantuntija esittäisi esimerkiksi minulle kuvan, jossa yrityksen perustaminen ja kehittäminen olisi esitetty suorana polkuna, en todennäköisesti luottaisi asiantuntijan ammattitaitoon. En kokisi samaistumista sellaiseen polkuun. Kun polku on esitetty vuoristoratana, koen yrittäjänä heti, että täällä minua voidaan ymmärtää.
Kuten oheiset esimerkit osoittavat, prosessit ja ihmiset eivät ole kaksi irrallaan toisistaan olevaa asiaa. Kun prosesseissa huomioidaan ihmisten tunteet, mahdolliset kompastuskivet ja samaistuttavuus, saadaan viestintään hyvinkin paljon inhimillisyyttä mukaan. Kun kaipaat apua inhimillisyyden lisäämiseen viestinnässä, ota yhteyttä tiimiimme: https://www.piirre.com/yhteystiedot/
Mirva / Piirre